體系文件編寫的步驟與技巧
編輯:中國驗廠網(wǎng) 來源:本站原創(chuàng) 日期: 2007-01-11 13:51:13
2.1 體系文件編寫的步驟
每個公司由于管理水平和人員素質(zhì)各不相同,編寫體系文件的步驟可能各不相同,一般可以按以下步驟進(jìn)行。
(1) 根據(jù)公司需要,開展初始評審,識別社會責(zé)任因素及重大社會責(zé)任因素,制訂重大社會責(zé)任因素清單,編寫社會責(zé)任初始評審報告。
(2) 根據(jù)社會責(zé)任政策、重大社會責(zé)任因素及技術(shù)經(jīng)濟可行性,確定目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。
(3) 根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求編寫程序,其中標(biāo)有*的為標(biāo)準(zhǔn)要求的程序。
a) 法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序;
b) 管理評審程序;
c) 員工培訓(xùn)程序;
d) *對內(nèi)對外溝通程序;
e) 文件記錄管理程序;
f) 應(yīng)急反應(yīng)與準(zhǔn)備程序;
g) 運行監(jiān)督程序;
h) 不符合項、補救及糾正行動管理程序;
i) 內(nèi)部審核程序;
j) *童工救濟行動程序;
k) *童工和未成年工教育程序;
l) *安全衛(wèi)生管理體系;
m) 危害識別、風(fēng)險評價與風(fēng)險控制程序;
n) *供應(yīng)商控制程序。
(4) 策劃運行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書。應(yīng)注意,為了確保重大社會責(zé)任因素,特別是重大安全衛(wèi)生因素受到控制,避免發(fā)生重大勞動糾紛,減少工傷事故和職業(yè)病,應(yīng)對每一個重大社會責(zé)任因素建立適當(dāng)?shù)墓芾矸桨负瓦\行控制程序。
(5) 將上述各程序規(guī)定的部門職責(zé),經(jīng)補充完善后,提煉到管理手冊相應(yīng)的條款中。
(6) 將上述各程序規(guī)定的主要內(nèi)容,提綱摯領(lǐng)地提煉到管理手冊對應(yīng)的要素中。
(7) 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素,此部分應(yīng)寫得詳細(xì)一些。
2.2 體系文件編寫的技巧
編寫社會責(zé)任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫,一條線一個小組,每一條線中的手冊、程序和作業(yè)指導(dǎo)書乃至記錄格式都包含在內(nèi),這樣可以避免前后重復(fù)和矛盾。
(1) 第一條線:童工和未成年工
(2) 第二條線:強迫勞動、歧視和懲罰性措施
(3) 第三條線:工作時間和工資報酬
(4) 第四條線:安全衛(wèi)生
(5) 第五條線:結(jié)社自由和集體談判權(quán)
(6) 第六條線:管理體系及供應(yīng)商控制
(1) 自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫,這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接,但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高,文件編寫所需時間較長,且可能需要反復(fù)修改。
(2) 自下而上的編寫方式。即按基礎(chǔ)性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫,這種方法適用于管理基礎(chǔ)較好的公司,若如無總體規(guī)劃容易出現(xiàn)混亂。
(3) 從程序文件開始,向兩邊擴展的編寫方式。即先編寫程序文件,再編寫管理手冊和基礎(chǔ)性作業(yè)文件。從分析活動、確定活動程序開始,將SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求與公司實際緊密結(jié)合,可縮短文件編寫時間。
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