社會責(zé)任管理體系應(yīng)該是一個文件化的體系。社會責(zé)任管理體系文件是公司為了實(shí)施社會責(zé)任管理而編寫的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結(jié)合自身性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)化為具體的社會責(zé)任管理體系文件的過程。按照標(biāo)準(zhǔn)建立的體系文件是公司實(shí)施社會責(zé)任管理的規(guī)范。

參照ISO10013《質(zhì)量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責(zé)任管理體系的文件結(jié)構(gòu)也可分為三個層次，即：

（1） 管理手冊（A層次）

（2） 程序文件（B層次）

（3） 作業(yè)指導(dǎo)書和記錄（C層次）

它們的關(guān)系如下所示。各層次的社會責(zé)任體系文件應(yīng)與第一層次的社會責(zé)任手冊內(nèi)容對應(yīng)一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實(shí)際情況劃分體系文件的層次，不一定都需要三個層次。

管理手冊（A層次）：根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的SA8000管理方針、目標(biāo)來描述SA8000體系；

程序文件（B層次）：描述實(shí)施體系要素所涉及的各個職能部門的活動；

作業(yè)文件（C層次）：詳細(xì)的工作文件（表格、報告、作業(yè)文件，作業(yè)指導(dǎo)書、記錄等）。

SA8000標(biāo)準(zhǔn)并沒有明確要求公司編寫社會責(zé)任管理手冊，公司可以根據(jù)自身特點(diǎn)和需要編寫管理手冊。對于社會責(zé)任管理基礎(chǔ)比較薄弱的公司，單獨(dú)編寫社會責(zé)任管理手冊有利于突出重點(diǎn)，強(qiáng)化社會責(zé)任管理，等到公司社會責(zé)任管理走上正軌后，逐步同其它管理體系整合在一起，實(shí)現(xiàn)多種管理體系的一體化。

由于社會責(zé)任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時應(yīng)注意以下幾個問題：

1.1 系統(tǒng)性

體系文件反映了公司社會責(zé)任管理的特征，對與社會責(zé)任相關(guān)活動的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。在編寫社會責(zé)任管理體系文件時，各層次文件應(yīng)涉及社會責(zé)任管理體系一個邏輯上獨(dú)立的部分，應(yīng)從公司社會責(zé)任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)進(jìn)行。

1.2 權(quán)威性

體系文件是公司實(shí)施社會責(zé)任管理和保證社會責(zé)任因素得到控制的行為準(zhǔn)則，體系文件應(yīng)遵循SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求、國家有關(guān)法律法規(guī)及其他的要求。社會責(zé)任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內(nèi)部法規(guī)性文件，是指導(dǎo)公司一切活動的行為規(guī)范和實(shí)施審核的依據(jù)之一。

1.3 見證性

社會責(zé)任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)以向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)證實(shí)公司社會責(zé)任管理體系的運(yùn)行情況。例如，對內(nèi)部審核或外部審核來說，社會責(zé)任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

（1） 社會責(zé)任因素已被識別、重要性已經(jīng)評價；

（2） 有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)；

（3） 有關(guān)活動處于全面監(jiān)督之下；

（4） 程序文件更改處于受控狀態(tài)。

1.4 適用性

社會責(zé)任管理體系文件應(yīng)充分反映出公司活動的特點(diǎn)、公司規(guī)模、社會責(zé)任因素的類別、技術(shù)水平以及人員素質(zhì)等因素。社會責(zé)任問題同時也是一個發(fā)展的問題，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、法律法規(guī)要求的強(qiáng)化，社會責(zé)任管理體系也反映出動態(tài)特性。為了達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的，確保體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責(zé)任管理體系需要不斷跟蹤法律法規(guī)要求及企業(yè)發(fā)展帶來的新變化。

1.5 符合性

社會責(zé)任管理體系文件內(nèi)容應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，充分體現(xiàn)出"標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效"。草擬的文件應(yīng)經(jīng)過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會責(zé)任管理活動的客觀需求。

  體系文件編寫的步驟與技巧

2.1 體系文件編寫的步驟

每個公司由于管理水平和人員素質(zhì)各不相同，編寫體系文件的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進(jìn)行。

（1） 根據(jù)公司需要，開展初始評審，識別社會責(zé)任因素及重大社會責(zé)任因素，制訂重大社會責(zé)任因素清單，編寫社會責(zé)任初始評審報告。

（2） 根據(jù)社會責(zé)任政策、重大社會責(zé)任因素及技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性，確定目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案。

（3） 根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求編寫程序，其中標(biāo)有*的為標(biāo)準(zhǔn)要求的程序。

a) 法律法規(guī)及其他要求獲取和更新程序；

b) 管理評審程序；

c) 員工培訓(xùn)程序；

d) *對內(nèi)對外溝通程序；

e) 文件記錄管理程序；

f) 應(yīng)急反應(yīng)與準(zhǔn)備程序；

g) 運(yùn)行監(jiān)督程序；

h) 不符合項、補(bǔ)救及糾正行動管理程序；

i) 內(nèi)部審核程序；

j) *童工救濟(jì)行動程序；

k) *童工和未成年工教育程序；

l) *安全衛(wèi)生管理體系；

m) 危害識別、風(fēng)險評價與風(fēng)險控制程序；

n) *供應(yīng)商控制程序。

（4） 策劃運(yùn)行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書。應(yīng)注意，為了確保重大社會責(zé)任因素，特別是重大安全衛(wèi)生因素受到控制，避免發(fā)生重大勞動糾紛，減少工傷事故和職業(yè)病，應(yīng)對每一個重大社會責(zé)任因素建立適當(dāng)?shù)墓芾矸桨负瓦\(yùn)行控制程序。

（5） 將上述各程序規(guī)定的部門職責(zé)，經(jīng)補(bǔ)充完善后，提煉到管理手冊相應(yīng)的條款中。

（6） 將上述各程序規(guī)定的主要內(nèi)容，提綱摯領(lǐng)地提煉到管理手冊對應(yīng)的要素中。

（7） 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素，此部分應(yīng)寫得詳細(xì)一些。

2.2 體系文件編寫的技巧

編寫社會責(zé)任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個小組，每一條線中的手冊、程序和作業(yè)指導(dǎo)書乃至記錄格式都包含在內(nèi)，這樣可以避免前后重復(fù)和矛盾。

（１） 第一條線：童工和未成年工

（２） 第二條線：強(qiáng)迫勞動、歧視和懲罰性措施

（３） 第三條線：工作時間和工資報酬

（４） 第四條線：安全衛(wèi)生

（５） 第五條線：結(jié)社自由和集體談判權(quán)

（６） 第六條線：管理體系及供應(yīng)商控制

編寫社會責(zé)任管理體系文件也可采取如下的編寫方式：

（1） 自上而下依序展開方式。即按政策、管理手冊、程序文件、作業(yè)文件和記錄的順序編寫，這樣有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對文件編寫人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫所需時間較長，且可能需要反復(fù)修改。

（2） 自下而上的編寫方式。即按基礎(chǔ)性作業(yè)文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種方法適用于管理基礎(chǔ)較好的公司，若如無總體規(guī)劃容易出現(xiàn)混亂。

（3） 從程序文件開始，向兩邊擴(kuò)展的編寫方式。即先編寫程序文件，再編寫管理手冊和基礎(chǔ)性作業(yè)文件。從分析活動、確定活動程序開始，將SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求與公司實(shí)際緊密結(jié)合，可縮短文件編寫時間。