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文件控制程序
編輯：中國驗(yàn)廠網(wǎng) 來源：中國驗(yàn)廠網(wǎng) 日期: 2010-12-07 09:24:01
導(dǎo)讀：文件控制程序,GSV驗(yàn)廠咨詢,GSV反恐驗(yàn)廠,C-TPAT驗(yàn)廠,c-tpat驗(yàn)廠輔導(dǎo)
1．目的
通過對C-TPAT反恐程序管理體系所有文件進(jìn)行管理與控制，來保證文件的實(shí)用性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。
2．適用范圍
本程序適用于所有C-TPAT反恐管理體系有關(guān)的文件管理與控制。）
3．職責(zé)
人事部負(fù)責(zé)全廠所有文件和資料的管理和控制。
4．制定、審核、批準(zhǔn)和公布按以下規(guī)定進(jìn)行
4.1 C-TPAT文件由反恐推行小組制定；
4.2 C-TPAT文件由安全廠長審核；
4.3 C-TPAT文件由董事總經(jīng)理批準(zhǔn)；
4.4 文件登陸號碼：得到批準(zhǔn)文件，按登陸號碼的授予方法授予該文件登陸號碼，并記錄在受控文件清單中；
4.5 文件編號規(guī)則：
ZZ—QP—C-TPAT×××
注：ZZ代表工廠全稱；QP代表程序文件；C-TPAT代表反恐類文件；×××是流水號（序號）。
5 文件的有效性
文件制定完成后，在原件上的編制、審核、批準(zhǔn)欄經(jīng)有關(guān)人員簽名或蓋章后，自公布之日起生效，簽字生效的文件復(fù)印后在封面加蓋紅色受恐文件印章，表示有效。
6．文件的分布
6.1 人事部根據(jù)文件指定部門或安全廠長的要求確定分發(fā)部門；；
6.2 文件的發(fā)放應(yīng)記錄在《文件收發(fā)記錄表》中，并記錄發(fā)放文件名稱、部門、分發(fā)日期、接受人。
7．C-TPAT反恐文件的修改和廢除
7.1 由香港公司組織內(nèi)審人員，每年至少一次對C-TPAT程序文件進(jìn)行評審，對文件內(nèi)容按實(shí)際情況不符的地方加以修證；
7.2 除以上定期修訂外，各部門在運(yùn)作中認(rèn)為體系與實(shí)際情況不符，需要修改時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《文件更改申請表》，提出修改意見，修改完成后，由人事部將修改內(nèi)容及時(shí)分發(fā)，并將修改事項(xiàng)記入各文件的修改欄中；
7.3 在分發(fā)修訂的文件時(shí)，人事部應(yīng)將作廢文件收回，并加蓋作廢章，定期銷毀。
8． 受控文件
8.1 各相關(guān)部門只可保存有紅色受控印的文件，安全廠長保存全部文件的原文及歷次修改件的原文并蓋上藍(lán)色原版文件印章。
8.2 各部門應(yīng)確保受控文件內(nèi)容清晰、版面整潔，不得隨意影印、涂改及書寫。
9． 文件版本的更改
變更內(nèi)容的文件，若是整個(gè)版本都修改，則改變版本好A、B、……；
若只是修改某個(gè)文件章節(jié)，則順次更改修改號0、1、……。
10．印章顏色規(guī)定
紅色
藍(lán)色
通過對C-TPAT反恐程序管理體系所有文件進(jìn)行管理與控制，來保證文件的實(shí)用性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。
2．適用范圍
本程序適用于所有C-TPAT反恐管理體系有關(guān)的文件管理與控制。）
3．職責(zé)
人事部負(fù)責(zé)全廠所有文件和資料的管理和控制。
4．制定、審核、批準(zhǔn)和公布按以下規(guī)定進(jìn)行
4.1 C-TPAT文件由反恐推行小組制定；
4.2 C-TPAT文件由安全廠長審核；
4.3 C-TPAT文件由董事總經(jīng)理批準(zhǔn)；
4.4 文件登陸號碼：得到批準(zhǔn)文件，按登陸號碼的授予方法授予該文件登陸號碼，并記錄在受控文件清單中；
4.5 文件編號規(guī)則：
ZZ—QP—C-TPAT×××
注：ZZ代表工廠全稱；QP代表程序文件；C-TPAT代表反恐類文件；×××是流水號（序號）。
5 文件的有效性
文件制定完成后，在原件上的編制、審核、批準(zhǔn)欄經(jīng)有關(guān)人員簽名或蓋章后，自公布之日起生效，簽字生效的文件復(fù)印后在封面加蓋紅色受恐文件印章，表示有效。
6．文件的分布
6.1 人事部根據(jù)文件指定部門或安全廠長的要求確定分發(fā)部門；；
6.2 文件的發(fā)放應(yīng)記錄在《文件收發(fā)記錄表》中，并記錄發(fā)放文件名稱、部門、分發(fā)日期、接受人。
7．C-TPAT反恐文件的修改和廢除
7.1 由香港公司組織內(nèi)審人員，每年至少一次對C-TPAT程序文件進(jìn)行評審，對文件內(nèi)容按實(shí)際情況不符的地方加以修證；
7.2 除以上定期修訂外，各部門在運(yùn)作中認(rèn)為體系與實(shí)際情況不符，需要修改時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《文件更改申請表》，提出修改意見，修改完成后，由人事部將修改內(nèi)容及時(shí)分發(fā)，并將修改事項(xiàng)記入各文件的修改欄中；
7.3 在分發(fā)修訂的文件時(shí)，人事部應(yīng)將作廢文件收回，并加蓋作廢章，定期銷毀。
8． 受控文件
8.1 各相關(guān)部門只可保存有紅色受控印的文件，安全廠長保存全部文件的原文及歷次修改件的原文并蓋上藍(lán)色原版文件印章。
8.2 各部門應(yīng)確保受控文件內(nèi)容清晰、版面整潔，不得隨意影印、涂改及書寫。
9． 文件版本的更改
變更內(nèi)容的文件，若是整個(gè)版本都修改，則改變版本好A、B、……；
若只是修改某個(gè)文件章節(jié)，則順次更改修改號0、1、……。
10．印章顏色規(guī)定
紅色
藍(lán)色
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